práctica final

¡Enhorabuena! Te han contratado como administrativ@ encargado del archivo y, a partir de ahora, eres responsable de muchas decisiones, entre ellas:

-       Determinar si prefieres formato físico o el digital , justificar el por qué, y las herramientas o apps que utilizarías.

-       El anterior encargado se ha dejado varios documentos sin clasificar y ahora debes archivarlos en su lugar correspondiente. Esos archivos son:

●     Un flujograma sobre el proceso de encendido y apagado de los aparatos electrónicos de la sala de juntas.

●     Información sobre el Impuesto de Sociedades que se presenta en breve.

●     Una carta de la compañía de seguros aclarando una duda planteada sobre la póliza.

●     Listado de clientes con impagos.

●     Asientos contables.

●     Un mail de Serafín Ferrando, uno de los clientes con impago, solicitando pago a plazos.

●     Ventas finales registradas durante el año 2015 y 2016.

●     Salida de distintos documentos.

●     Folleto elaborado por la empresa sobre ahorro de agua.

●     Proveedores 2, 5, Y 9 a los que daremos en breve orden de pago.

-       Una vez clasificados los archivos anteriores, creas una codificación en base a los siguientes criterios:

a)    En primer lugar, estableces que la jerarquía es la siguiente y la codificación comienza con los siguientes números:

EXPEDIENTES SOMETIDOS A PROCEDIMIENTO: 1

EXPEDIENTES NO REGLADOS: 2

REGISTROS: 3

CORRESPONDENCIA: 4

DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO: 5

b) Después asignas códigos con letras en base al siguiente esquema:

Los flujogramas se representan con el código FG

El impuesto de sociedades con IS

La compañía aseguradora con CA

Los clientes con impagos con MO

La contabilidad con B

A los mails de clientes con impago, después de MO se le añaden las iniciales

Las ventas con V seguido del año registrado

La Entrada y Salida de documentos con E o S según se trate

Los folletos de empresa con FOL

Los proveedores primero con el número de proveedor y luego con PRO

-       Al hablar con compañeros, te enteras que están reclutando personal y decides asistir a las entrevistas de trabajo y en ellas están preguntando por:

Dirección.

Certificado de penales.

Estudios.

Orientación sexual.

Creencias religiosas.

Disponibilidad de coche propio.

Declaración de la renta de los dos últimos años.

Teléfono móvil

Dirección de email

¿Cómo ordenarias esos datos en función de su nivel de protección?

-       Por último, en breve tendrás un becario y, te han avisado que va a necesitar mucha ayuda para aprender, por lo que elaboras un flujograma sobre el aspecto más importante para ti.